AI-РОП: контроль отдела продаж и сделки без простоев

В отделе не было руководителя продаж. Никто регулярно не разбирал работу менеджеров и воронку: не видно, кто что сделал, где КП не отправлено, где клиент написал и ждёт ответа, кого пора дожать. Отчётов и заданий не было.

Поля CRM заполнялись выборочно, поэтому цифрам из CRM верить было нельзя. Сделка ждала человека на каждом шаге: передать в расчёт, ответить клиенту, спросить цену у снабжения, набить КП.

Следующий шаг с датой стоял у 1,5 % открытых сделок. В стадии «КП отправлено» в конце сентября висело 636 сделок, 523 из них молчали больше месяца.

Контроль менеджеров:

• Правила работы отдела: касание клиента не реже раза в 14 дней, после КП звонок на следующий день, повтор через 3 дня, дальше раз в неделю. 45 дней без ответа, сделка закрывается с причиной. Стадии воронки показывают, чей сейчас ход: наш или клиента
• Ежедневный разбор каждого менеджера: по каждой сделке и заявке что сделано, что забыто, где не отправлены КП и счета, где клиент написал и ждёт ответа, кого дожать, с кем назначить встречу. Утром каждый получает список дел по порядку, со сроками и готовыми текстами писем. Копия руководителю
• Задачи и напоминания: у сделки должен быть следующий шаг с датой в CRM. Где его нет или срок прошёл, это попадает в утренний список менеджера
• Еженедельная аналитика: в пятницу итоги недели в чат отдела с цифрами и похвалой по каждому, выводы и решения для руководителя, задания каждому менеджеру на следующую неделю, загрузка расчётного отдела
• Свои метрики в обход ненадёжных полей CRM: конверсия по факту оплаты, суммы по файлам КП, динамика заявок по каждому менеджеру

Сделка двигается без ожидания:

• Каждые 10–15 минут агент проверяет, что нового в сделке: письмо клиента, файл, комментарий менеджера. Если данных хватает, сразу отправляет на пересчёт. Если нет, пишет менеджеру, что спросить у клиента, и даёт готовый текст
• Агент сам подключает нужного специалиста в чат сделки: снабжение, если не хватает цены, руководителя монтажа, проектный отдел. Ответ подхватывает и пересчитывает смету
• После согласования цены КП собирается автоматически: что входит, сроки, условия оплаты по шаблону компании. Менеджер ничего не набивает

Менеджер включается там, где нужен человек: позвонить, договориться, встретиться. Руководитель каждый день видит, кто и где буксует, без ручного разбора.

Октябрь против марта–сентября:

• Клиент быстрее включается в диалог: на КП, отправленные в октябре, ответили в течение 14 дней 48 % клиентов (раньше 22–37 %), обычно уже на следующий день (медиана ответа 1 день, раньше от 1 до 10 дней по месяцам)
• У каждой шестой открытой сделки есть следующий шаг с датой, в металлоконструкциях у каждой третьей. В сентябре такой шаг был у 1,5 % сделок
• Новые данные от клиента не ждут менеджера. Пример: менеджер попросил убрать монтаж из расчёта, через полчаса в сделке новая смета и КП
• Воронка отражает живые сделки: 636 зависших КП разобраны, по каждой либо следующий шаг, либо закрытие с причиной. Сейчас в стадии около 300 сделок, и по ним идёт работа

Дальше: в первые 3 дня после КП менеджер связывается с клиентом пока в 24 % случаев. Это следующий участок работы.